Content Loop, Osoyoos & District Arts Council

Le problème

L’Osoyoos & District Arts Council est un organisme parapluie de 18 groupes artistiques membres. Les groupes envoyaient le contenu à promouvoir par des courriels informels, personne ne pouvait suivre ce qui avait été reçu ou publié, l’objectif du conseil de publier en 48 heures n’était jamais mesuré et les groupes ne savaient jamais comment leur contenu avait été reçu par le public.

Découverte

J’ai interviewé la présidence et d’autres membres du conseil, puis recoupé leurs propos avec les procès-verbaux, les documents financiers et l’historique des courriels. Je n’ai considéré un problème comme réel qu’avec une preuve directe. Les trois points de douleur validés : une réception sans traçabilité, un objectif de 48 heures non mesuré et aucune boucle de rétroaction vers les groupes membres.

Décisions clés

• ▹Assister, pas automatiser. J’ai choisi de ne pas connecter le portail directement à Facebook et Instagram par l’API de Meta. Les jetons d’accès expirent et demandent un entretien technique continu, et après ma passation personne au conseil ne pourrait s’en charger. À la place, le portail prépare le texte, l’image et l’aperçu pour chaque canal, et la personne administratrice publie par copier-coller. Moins d’automatisation, mais un système qui continue de fonctionner.
• ▹Concevoir pour l’opérateur réel. L’interface d’administration a été conçue pour une personne administratrice non technique, aussi simple qu’un tableur, et non pour moi.
• ▹Coût d’exploitation de 0 $. Chaque composant tourne sur un forfait gratuit, le conseil n’a donc aucune facture de logiciel.

Ce que j’ai construit

• ▹Un formulaire public de réception pour les groupes membres, avec confirmations automatiques par courriel, vérifié de bout en bout avec une vraie soumission.
• ▹Un tableau de bord d’administration avec un feu tricolore pour l’objectif de publication en 48 heures, la publication par canal (Facebook, Instagram, site web), des aperçus modifiables pour les réseaux sociaux avec boutons de copie et des invitations d’administrateurs.
• ▹En parallèle du portail : migration du courriel du conseil vers une configuration Google Workspace for Nonprofits sur un domaine propre, recommandation d’adresses par rôle (president@, treasurer@) pour que la correspondance reste avec le poste quand les bénévoles se succèdent, recommandation d’authentification des courriels (SPF, DKIM, DMARC), aide à l’embauche de l’administratrice exécutive du conseil et conception de la passation autour d’elle.

Statut et résultats

En ligne. Le formulaire de réception a été vérifié de bout en bout avec une vraie soumission, et le tableau de bord rend chaque contenu traçable et l’objectif de 48 heures visible pour la première fois. Le système a été conçu pour être exploité par l’administratrice du conseil, pas par moi.

Suite

Suivre l’objectif de 48 heures dans le temps et s’attaquer au troisième point de douleur : donner aux groupes membres une rétroaction sur la performance de leur contenu.