Content Loop, Osoyoos & District Arts Council

El problema

El Osoyoos & District Arts Council es una organización paraguas de 18 grupos artísticos miembros. Los grupos enviaban el contenido a promocionar por correos informales, nadie podía rastrear qué se había recibido o publicado, la meta del consejo de publicar en 48 horas nunca se medía y los grupos nunca sabían cómo le había ido a su contenido con el público.

Descubrimiento

Entrevisté a la presidencia y a otros miembros del directorio, y luego contrasté lo que me dijeron con actas de reuniones, documentos financieros e historial de correos. Solo consideré real un problema cuando tuve evidencia directa. Los tres problemas validados: una recepción sin trazabilidad, una meta de publicación en 48 horas sin medir y ningún circuito de retroalimentación hacia los grupos miembros.

Decisiones clave

• ▹Asistir, no automatizar. Decidí no conectar el portal directamente a Facebook e Instagram mediante la API de Meta. Los tokens de acceso expiran y requieren mantenimiento técnico continuo, y tras mi traspaso nadie en el consejo podría hacerlo. En cambio, el portal prepara el texto, la imagen y la vista previa de cada canal, y quien administra publica con copiar y pegar. Menos automatización, pero un sistema que sigue funcionando.
• ▹Diseñar para el operador real. La parte de administración se diseñó para una persona administradora no técnica, tan simple como una planilla, y no para mí.
• ▹Costo de operación de $0. Cada componente corre en un plan gratuito, así que el consejo no carga con cuentas de software.

Qué construí

• ▹Un formulario público de recepción para los grupos miembros, con confirmaciones automáticas por correo, verificado de punta a punta con un envío real.
• ▹Un panel de administración con un semáforo para la meta de publicación en 48 horas, publicación por canal (Facebook, Instagram, sitio web), vistas previas editables para redes sociales con botones de copiar e invitaciones para administradores.
• ▹Junto al portal: moví el correo del consejo a una configuración con dominio propio de Google Workspace for Nonprofits, recomendé direcciones por rol (president@, treasurer@) para que la correspondencia se quede con el cargo cuando roten los voluntarios, recomendé autenticación de correo (SPF, DKIM, DMARC), ayudé a contratar a la administradora ejecutiva del consejo y diseñé el traspaso en torno a ella.

Estado y resultados

En vivo. El formulario de recepción se verificó de punta a punta con un envío real, y el panel de administración hace que cada contenido sea rastreable y que la meta de 48 horas sea visible por primera vez. El sistema se diseñó para que lo opere la administradora del consejo, no yo.

Qué sigue

Hacer seguimiento de la meta de 48 horas en el tiempo y abordar el tercer problema: dar a los grupos miembros retroalimentación sobre el desempeño de su contenido.